Das Vorsteuer-Vergütungsverfahren ist eine Möglichkeit für Unternehmer, sich in anderen Mitgliedsstaaten der EU gezahlte Umsatzsteuer erstatten zu lassen. Privatpersonen können an diesem Verfahren nicht teilnehmen.
Praxisnahe Anwendungsbeispiele sind Tankstellenrechnungen außerhalb Deutschlands oder auch weitere Rechnungen des Unternehmers, welche innerhalb Dienstreisen für betriebliche Zwecke gezahlt werden müssen.
Die Antragstellung erfolgt nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz. Dieser ist durch Datenfernübertragung an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zu übermitteln (Abschn. 18g.1 Abs. 2 UStAE). Weiterhin hat der Unternehmer die Steuer für den Vergütungszeitraum selbst zu berechnen (§ 18g UStG; Abschn. 18.16 Abs. 3 UStAE). Alle Informationen diesbezüglich sind auf der Internetseite des BZSt abrufbar.
Der Vergütungsantrag ist bis zum 30.09. des auf das Jahr der Ausstellung der Rechnung folgenden Kalenderjahres zu stellen.
Der Mindesterstattungsbetrag muss 50 EUR betragen oder einem entsprechenden in Landeswährung umgerechneten Betrag.
Pflichtangaben bei der Antragstellung umfassen u.a. folgende Daten:
Die erfolgreiche Antragstellung und die damit im Zusammenhang stehende Erstattung der Vorsteuer ist weiterhin erst möglich, wenn der Steuerpflichtige eine Rechnung besitzt. Diese muss dabei wenigstens Datum und Rechnungsnummer enthalten. Daneben muss die Rechnung formal ordnungsgemäß erstellt worden sein, sodass das BZSt die materiellen Voraussetzungen prüfen kann. Eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG ist daher nicht zwingend erforderlich.
Nachdem der Unternehmer den Antrag gestellt hat, führt das BZSt eine Vorprüfung durch und entscheidet ob der Antrag zulässig ist. Bei Zulässigkeit erfolgt eine Weiterleitung des Antrages an den Mitgliedsstaat der Erstattung über eine elektronische Schnittstelle. Diese erfolgt ca.15 Tage nach Eingang des Antrages (Abschn. 18g.1 Abs. 11 UStAE). Das BZSt übermittelt weiterhin dem Antragsteller eine elektronische Empfangsbestätigung über den Eingang des Antrags, sowie im Falle einer Nicht-Weiterleitung des Antrags eine Mitteilung (Art. 18 Abs. 2 RL 2008/9/EG i.V.m. Abschn. 18g.1 Abs. 12 UStAE). Außerdem erhält der Unternehmer von dem Mitgliedsstaat der Erstattung eine Mitteilung über das Datum des Eingangs des Antrages (Art. 19 Abs. 1 der RL 2008/9/EG). Der Unternehmer wird innerhalb von vier Monaten, nach Eingang des Antrages bei dem Mitgliedsstaat der Erstattung, darüber informiert, ob eine Erstattung gewährt wird.
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